POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ICEFER S.A.S.
1. Introducción
ICEFER S.A.S., comprometida con la protección de la información personal de sus clientes, proveedores, colaboradores y demás titulares de los datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el adecuado tratamiento de la información recolectada en desarrollo de sus actividades comerciales relacionadas con la venta y distribución de productos de ferretería y demás servicios asociados.
La presente política se establece en cumplimiento de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
2. Identificación del responsable del tratamiento
Razón social: ICEFER S.A.S.
Domicilio: DG 22 C BIS #18-45
Actividad económica: La venta al por mayor de bienes de consumo en general. Comercio al por mayor de materiales de construcción, artículos de ferretería, pinturas, productos de vidrio, equipo y materiales de fontanería y calefacción.
Correo electrónico de contacto: sistemaintegrado@icefersas1.com
Teléfono de contacto: +57 1 9140425
ICEFER S.A.S. actuará como responsable del tratamiento de los datos personales que sean suministrados por los titulares a través de sus diferentes canales de atención, establecimientos comerciales, página web, redes sociales, correo electrónico y demás medios autorizados.
3. Alcance
Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, actualizados, transmitidos o eliminados por ICEFER S.A.S., provenientes de clientes, proveedores, contratistas, empleados, candidatos a procesos de selección y cualquier otra persona natural que tenga relación con la empresa.
4. Definiciones
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o eliminación.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
5. Datos personales que se recolectan
ICEFER S.A.S. podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos:
- Nombres y apellidos.
- Número de identificación.
- Dirección de residencia o comercial.
- Número telefónico y celular.
- Correo electrónico.
- Información de facturación y datos tributarios.
- Información laboral y comercial de proveedores y contratistas.
- Información necesaria para procesos de contratación y gestión del talento humano.
En ningún caso se recolectarán datos sensibles sin la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones establecidas en la ley.
6. Finalidades del tratamiento de los datos personales
Los datos personales recolectados por ICEFER S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades:
Clientes
- Gestionar la venta de productos de ferretería.
- Realizar procesos de cotización, facturación, entrega y servicio posventa.
- Atender consultas, solicitudes, quejas, reclamos y garantías.
- Informar sobre productos, promociones, novedades y campañas comerciales cuando exista autorización del titular.
- Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables y tributarias.
Proveedores y contratistas
- Evaluar y gestionar procesos de selección y contratación.
- Realizar pagos y gestionar obligaciones contractuales.
- Mantener comunicación relacionada con la relación comercial.
- Verificar información comercial, legal y financiera cuando sea procedente.
Empleados y candidatos
- Gestionar procesos de selección y vinculación laboral.
- Administrar la relación laboral.
- Cumplir obligaciones legales en materia laboral, de seguridad social y demás aplicables.
7. Derechos de los titulares de los datos
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
8. Autorización del titular
ICEFER S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada de los titulares de los datos personales mediante medios físicos, electrónicos, digitales, verbales o cualquier otro mecanismo permitido por la legislación colombiana.
La autorización podrá ser conservada como prueba del consentimiento otorgado por el titular.
9. Procedimiento para consultas y reclamos
Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada al correo electrónico establecido por ICEFER S.A.S. o mediante los canales de atención definidos por la empresa.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la ley. Los reclamos serán gestionados conforme a los procedimientos y plazos definidos por la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
10. Seguridad de la información
ICEFER S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso no autorizado, acceso indebido, alteración, divulgación o destrucción.
Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal deberán mantener la confidencialidad y cumplir con los controles establecidos por la organización.
11. Transferencia y transmisión de datos
ICEFER S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros que apoyen la operación del negocio, tales como proveedores de servicios tecnológicos, contables, logísticos o de transporte, garantizando que dichos terceros cumplan con las obligaciones de confidencialidad y protección de datos establecidas en la legislación aplicable.
En caso de transferencias internacionales de datos, estas se realizarán conforme a los requisitos establecidos por la normativa colombiana vigente.
12. Vigencia y conservación de los datos
Los datos personales permanecerán almacenados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
13. Modificaciones a la política
ICEFER S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política cuando sea necesario por cambios normativos, operativos o internos. Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares mediante los canales de comunicación disponibles.